Blindagem na Gestão de Contratos: 5 riscos que você precisa eliminar (e por que a medição está entre os 3 mais críticos)

Existe uma crença perigosa em muitas empresas: “se o contrato está assinado, o risco está controlado”.
Na prática, o risco começa a crescer exatamente depois da assinatura — quando o contrato entra na rotina, ganha urgência, sofre mudanças e passa a ser operado por pessoas, sistemas e prazos.

Blindagem, aqui, não é burocracia. É mecanismo de proteção na gestão de contratos para garantir três coisas simples:

1. entregar valor,
2. pagar corretamente,
3. reduzir disputa e passivo.

Neste artigo, compartilho os 5 riscos mais comuns que vejo em diagnósticos e auditorias — e como blindar cada um com ações práticas. E sim: medição está no Top 3, porque é onde o dinheiro vaza sem “barulho” até virar crise.

1) Escopo cinza: quando “tá entendido” vira custo e conflito

O primeiro risco costuma aparecer antes mesmo do kickoff: escopo mal definido, escopo criado pelo copia e cola, escopo que nasceu no achismo e sem estratégia, entre outros.
Quando o contrato descreve “atividades” mas não define “entregáveis aceitos”, a cobrança vira interpretação. E interpretação, em contrato, é combustível para pleito.

O que normalmente dá errado:

• Entregáveis genéricos (“relatório”, “suporte”, “manutenção”, “atendimento”).
• Critérios de qualidade subjetivos (“adequado”, “satisfatório”, “conforme necessidade”).
• Ausência de limites (o que está fora do escopo).
• Falta de premissas e restrições (acessos, janelas operacionais, interfaces, insumos do cliente).

Como blindar (na prática)

• Para cada entregável, defina Critério de Aceitação: o que prova que foi entregue?
• Crie uma seção “Fora do escopo” (com exemplos reais).
• Defina premissas e o que acontece quando não são atendidas.
• Padronize anexos técnicos: especificação, memorial, desenhos, lista de materiais, requisitos de segurança e QSMS.

Regra simples: Se não dá para auditar, não dá para cobrar.

2) Governança fraca: quando ninguém decide e todo mundo opina

Mesmo com bom escopo, a execução quebra quando não existe governança clara.
Sem papéis, ritos e alçadas, o contrato vira uma colcha de retalhos: cada área decide um pedaço, o fornecedor explora as brechas e o gestor vive apagando incêndio.

Sintomas clássicos

• Mudanças sendo combinadas “no corredor” e oficializadas tarde demais.
• Aceites e liberações por e-mail/WhatsApp sem trilha de aprovação.
• Fiscalização sem autoridade (cobra, mas não valida nem decide).
• Pagamentos aprovados por quem não tem visão técnica.

Como blindar

• Defina papéis e responsabilidades (RACI): quem solicita, quem valida, quem aprova, quem informa.
• Estabeleça alçadas (mudança de escopo/prazo/custo).
• Crie ritos: reunião de performance, reunião de medição, comitê de mudanças.
• Formalize o fluxo de comunicação (notificação, cura, escalonamento).

Regra simples: sem dono de decisão, o contrato não tem direção.

3) Medição mal desenhada (TOP 3): onde o dinheiro vaza e a disputa nasce

Medição é o “caixa” do contrato.
É o ponto em que a execução vira pagamento — e qualquer fragilidade aqui gera pagamento indevido, glosa indevida, retrabalho e conflito.

A medição ruim tem um efeito perverso: ela cria perda “silenciosa”.
No começo parece só um ajuste operacional; depois vira auditoria, discussão, pleito, paralisação e desgaste.

O que normalmente dá errado

• Critérios subjetivos (“parece ok”, “está funcionando”).
• Falta de evidência (sem checklist, sem anexos, sem rastreabilidade).
• Base de cálculo confusa (unidade, composição, produtividade, taxa, índice).
• Janelas de corte e prazos mal definidos.
• Ausência de regra de glosa e reprocesso.
• Aprovação sem segregação (quem executa aprova / quem aprova não confere).

Como blindar a gestão de contratos (checklist prático)

1) Critério objetivo
Defina fórmula, unidade, tolerância e referência (norma / especificação / desenho / padrão interno).

2) Evidência obrigatória (padrão mínimo)
Checklist por atividade, fotos, relatórios, log de sistema, certificados, medições físicas, apontamentos, diário de obra/operação.

3) Trilha de aprovação e segregação
Quem confere? Quem valida? Quem aprova? Quem libera pagamento?
(Se tudo passa por uma pessoa só, o risco é enorme.)

4) Regras de glosa e reprocesso
Prazo para contestação, documentação necessária, rito de revalidação e impacto no pagamento.

5) Calendário fixo e data de corte
Janela de medição, prazo de envio, prazo de validação e data de pagamento — com exceções definidas.

Regra de ouro: Sem evidência, sem aceite. Sem aceite, sem pagamento.

4) Mudança sem trilho: o contrato muda na prática, mas não muda no papel

Mudança é inevitável: urgência operacional, demanda do cliente, condição de campo, restrição de acesso, alteração de volume.
O risco não é mudar — é mudar sem controle.

O que acontece quando não há trilho

• O fornecedor executa “extras” e cobra depois.
• O cliente pede ajustes sem avaliar impacto.
• O gestor perde a linha de base (escopo original vs. atual).
• O contrato acumula passivo.

Como blindar

• Crie um processo simples de gestão de mudanças (Change Request):
  • descrição do pedido,
  • justificativa,
  • impacto em prazo/custo/risco,
  • aprovação,
  • formalização (aditivo/ordem de mudança/termo).
• Defina quais mudanças podem ser aprovadas no nível tático e quais exigem comitê.
• Padronize modelos (1 página) para não virar burocracia.

Regra simples: mudança sem registro vira passivo.

5) SLA e penalidade “de prateleira”: quando mede errado, não corrige nada

SLA é a espinha dorsal da performance — mas muitas empresas implementam SLA como “texto padrão”.
O resultado é um SLA que não mede o que importa, não tem fonte de dados e não gera consequência.

Como isso falha no dia a dia

• Fórmula não definida.
• Fonte de dados inexistente ou manual demais.
• Indicadores sem periodicidade.
• Penalidade inaplicável (ou nunca aplicada).
• Notificação e “cura” não seguem rito.

Como blindar

• Para cada SLA, defina:
  • fórmula + tolerância,
  • fonte de dados (sistema/relatório),
  • responsável pela apuração,
  • periodicidade,
  • rito de notificação + plano de ação + cura,
  • consequência executável (penalidade, retenção, bônus/malus).
• Garanta que o SLA mede o que é crítico: disponibilidade, prazo, qualidade, segurança, reincidência e satisfação do usuário (quando aplicável).

Regra simples: SLA sem dado e sem consequência não é SLA — é decoração.

Conclusão: o contrato se prova na rotina, não na assinatura

Um contrato robusto não é o “mais longo”.
É o que tem operação clara, evidência, governança e medição funcionando.

Se você blindar esses 5 pontos, você:

• reduz ruído com fornecedor,
• evita pleito,
• melhora performance,
• e transforma contrato em resultado.