E-procurement: o que é e como pode ajudar a área de compras da sua empresa

O processo de compras de uma empresa com outras organizações acontece o tempo inteiro na maioria das instituições. Quando se tem os fornecedores certos, a empresa conta com serviços ou produtos de qualidade e ainda pode reduzir custos.

Durante muitos anos, as compras comerciais eram feitas manualmente, por meio de visitas e ligações a fornecedores para fechar um negócio. Ao longo do tempo, com a tecnologia, foi possível implementá-las e torná-las cada vez mais estratégicas. Isso porque, por meio das plataformas digitais, é possível criar um banco de informações das empresas fornecedoras, comparar valores e serviços, criar licitações e fechar negócios a partir de dados consolidados – tudo isso de forma virtual. Esse processo eletrônico de compras comerciais é chamado de e-procurement.

O e-procurement é, atualmente, o padrão ouro para processos de aquisição comercial de bens e serviços. Ele engloba uma série de fluxos de trabalho, desde a prospecção de fornecedores à licitação e ao fechamento do contrato. 

Entre os benefícios que traz estão redução de custos, visibilidade e transparência dos processos e melhor relacionamento com fornecedores. Outra vantagem é que, ao registrar todo o processo de compras, ele garante compliance para o negócio e padronização do ciclo de produtos.

Como o e-procurement funciona?

Esse sistema de gestão de compras pode ser feito por meio de diversas plataformas de rede, como os sistemas de gestão empresarial (ERPs). 

Na maioria dos casos, ele identifica os bens e serviços de que a organização precisa, reúne informações de fornecedores e se envolve em todo o processo de gestão de requisições de compra, negociação com fornecedores, recebimento das mercadorias ou serviços e pagamento, inclusive na emissão de notas fiscais. 

Apesar disso, cada empresa possui um fluxo de compras próprio e adequado ao seu tamanho e ao seu core business. 

Como o e-Procurement pode ajudar sua empresa?

O e-procurement tem a capacidade de mudar a forma como as negociações e aquisições comerciais de uma empresa são feitas e de melhorar o sistema de gestão de compras. Além da possibilidade de reduzir custos da organização e de melhorar o relacionamento com fornecedores, ele padroniza o ciclo de compras, evita desabastecimentos e promove um melhor uso do estoque, por exemplo.

Com o uso da ferramenta digital, também é possível diminuir os documentos de papel, garantindo a sustentabilidade da empresa, e automatizar tarefas manuais, como aprovações, atualizações de status e envio de documentos. Essa automatização melhora a eficiência dos processos, reduz falhas operacionais e ainda otimiza o tempo de trabalho dos funcionários.

Outro benefício que as ferramentas de e-procurement trazem são as pesquisas de mercado, em que a empresa pode fazer uma análise mais aprofundada do que precisa e escolher os fornecedores qualificados para isso.

O e-procurement também traz vantagens como acompanhamento dos pedidos, flexibilidade, transparência e segurança no processo de compras.

Como a Fourtrust pode te ajudar?

A Fourtrust conta com a melhor solução do mercado para a gestão de compras da sua empresa, o Mercado Eletrônico (ME). Com 30 anos de experiência na área, o ME é especialista em comércio B2B e desenvolve comunidades de compradores e fornecedores por meio de uma poderosa combinação de tecnologia e serviços. A plataforma é híbrida (SaaS e PaaS), completa, flexível, segura e escalável​, além de ser de fácil implementação e integração com qualquer sistema de gestão. O Mercado Eletrônico tem a maior base de clientes do Brasil, com forte expansão global​, e um marketplace com mais de 1 milhão de empresas cadastradas​. 

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Créditos da foto: Imagem de snowing no Freepik