Sempre que uma nova auditoria em contratos de serviços é iniciada, um padrão tende a se repetir. Relatórios extensos, pilhas de documentos e, quase sempre, os mesmos tipos de falhas — muitas delas descobertas apenas quando já não há mais tempo para correção simples.
Por que isso acontece? O que faz com que problemas relevantes permaneçam invisíveis durante tanto tempo?
Na Fourtrust, a atuação junto aos clientes vai além da entrega de soluções tecnológicas. A empresa também trabalha de forma consultiva na estruturação e no aprimoramento da gestão de contratos, apoiando organizações na revisão de processos, governança e controles ao longo de todo o ciclo contratual.
É a partir dessa combinação de visão prática, experiência em auditorias e atuação consultiva aliada à tecnologia que a Fourtrust consegue identificar, ainda durante a execução dos contratos, os mesmos pontos que normalmente só aparecem nos relatórios finais de auditoria. Ao trazer visibilidade, método e controle para o dia a dia da gestão contratual, torna-se possível reduzir riscos, evitar retrabalho e transformar a auditoria de um momento de tensão em uma etapa previsível e controlada.
Na maioria das auditorias, os achados envolvem desde falhas aparentemente simples até erros graves de gestão. Ao analisar grandes volumes de contratos e automatizar processos dentro do SAP, observamos um padrão recorrente. Os apontamentos normalmente se concentram em três frentes: questões contratuais, falhas administrativas e problemas técnicos.
Entre os exemplos mais frequentes, destacam-se:
Transparência não é detalhe: é obrigação.
Essas situações já foram apontadas em relatórios como o levantamento consolidado do TCU sobre obras públicas, que indicou desde omissão de gestores até falta de fiscalização técnica, além do acúmulo de contratos sobre poucos fiscais, situação detalhada no estudo da Revista da CGU com contratos de hospitais universitários federais. Em tecnologia da informação, outras análises de estimativas de preços na área de TI evidenciaram prejuízos por ausência de pesquisa de preços, desperdício esse que chegou a quase R$ 300 milhões em apenas uma série de editais federais.
A experiência prática mostra que os motivos são mais simples do que parecem. Falta padronização de processos, acompanhamento contínuo e ferramentas adequadas. A rotina operacional frequentemente se sobrepõe às boas práticas, mantendo organizações em uma zona de conforto perigosa.
Não raro, somente a exigência de prestação de contas ou uma investigação externa leva à luz tantas situações antes tidas como “simples detalhes”. O TCU já apontou a ausência de rastreabilidade e memória de cálculo até em contratos robustos, como os de TI do Ministério da Saúde com valores anuais superiores a R$ 60 milhões.
Esse cenário já foi detalhado na importância da gestão de contratos como ferramenta estratégica e também na adoção de práticas ESG para evitar riscos reputacionais.
No fundo, adiar decisões ou controles só faz o problema crescer. Contratos mal geridos impactam diretamente o caixa e a reputação da organização.
A automação da gestão de contratos e a integração de sistemas são fatores decisivos para reduzir erros, inconsistências e riscos de fraude. A Fourtrust atua em projetos de alta complexidade, nos quais o controle contratual depende de múltiplos sistemas, áreas internas e centenas de prestadores de serviço.
Após a identificação de falhas nas medições, por exemplo, a adoção de uma solução nativa SAP transforma completamente o cenário. Um processo antes fragmentado passa a oferecer clareza imediata sobre o que está sendo entregue, medido e pago.
Entre os principais benefícios da automação, destacam-se:
Quanto mais automatizado o processo, menor a surpresa na auditoria.
As auditorias deixam uma lição clara: os maiores problemas quase sempre nascem de detalhes negligenciados. Uma cláusula mal redigida, um ajuste não registrado no sistema, um e-mail sem validação formal, uma evidência que foi esquecida. Esses “pequenos esquecimentos” são, na prática, a base de muitos apontamentos críticos.
Por isso, as empresas precisam ir além da dependência da memória dos gestores e envolver seus profissionais em processos estruturados, apoiados por tecnologia. Isso impacta diretamente a prevenção de riscos, a eficiência operacional e os resultados financeiros no médio e longo prazo.
A Fourtrust atua para que seus clientes não apenas cumpram obrigações contratuais, mas também se beneficiem de processos mais claros, ágeis e seguros. Buscar apoio consultivo e tecnológico antes que um novo relatório de auditoria chegue é uma decisão estratégica.
Muitos problemas só aparecem em auditorias porque faltam visibilidade, automação e integração ao longo da execução contratual. Quando informações e controles são organizados desde o início, grande parte desses erros simplesmente deixa de existir.
Com parceiros experientes, tecnologia adequada e integração de sistemas, é possível fortalecer a gestão de contratos, reduzir riscos e evitar prejuízos. Se a sua empresa busca transformar a forma como gerencia contratos de serviços, a Fourtrust está pronta para apoiar com experiência e metodologia.
Auditorias normalmente identificam ausência de cláusulas contratuais relevantes, falhas no acompanhamento da execução dos serviços, pagamentos indevidos, rastreabilidade deficiente, conflitos de interesse e irregularidades na seleção de fornecedores. Estudos do TCU e da CGU demonstram que os achados mais comuns envolvem a documentação precária, déficit de fiscalização e informações desatualizadas sobre preços e entregas, além de acordos contratuais pouco claros.
Entre os erros mais frequentes, estão: falta de detalhamento sobre entregas, ausência de critérios de avaliação, pagamentos por itens não entregues, controles de fiscalização ineficientes e omissão de penalidades para descumprimentos. Também são comuns contratos feitos a partir de modelos genéricos, sem análise do cenário real de cada empresa ou serviço.
Os problemas geralmente só aparecem durante auditorias porque faltam processos contínuos de acompanhamento e ferramentas tecnológicas que garantam visibilidade em tempo real dos contratos. A sobrecarga da equipe, mudanças frequentes nos times e a tendência de guardar documentos em locais desconexos dificultam a identificação prévia de falhas.
Evitar falhas depende da implementação de rotinas estruturadas, automação de medições e integrações tecnológicas, que centralizem informações e reduzam interpretações subjetivas. Recomendamos treinamento constante dos fiscais, uso de ferramentas integradas e envolvimento ativo das equipes de contrato.
Sim, auditorias preventivas ajudam a corrigir rotas antes que pequenos erros ganhem proporção e gerem prejuízos financeiros ou reputacionais. Antecipar-se com revisões periódicas e uso de tecnologia reduz riscos, melhora a governança e permite tomadas de decisão mais informadas. No cenário atual, todo gestor deveria considerar essa prática como parte da gestão estratégica.
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