Por Fourtrust Consultoria
Como a Acelen reduziu de 20 para 6 dias o tempo entre o boletim de medição e a FRS no SAP, combinando diagnóstico, gestão da mudança e medição digital de serviços.
O serviço foi executado. O fornecedor enviou o boletim de medição. A fiscalização precisa conferir os valores, alguém deve aprovar o documento e outra equipe terá de registrar o pedido e liberar o faturamento. O problema começa quando cada etapa acontece em um lugar diferente e ninguém consegue responder, com segurança, onde a medição está parada.
Planilhas, e-mails e assinaturas espalhados entre áreas consomem uma parcela importante do tempo de quem deveria cuidar da execução dos contratos. Esse esforço raramente aparece como custo identificado. Ele se dilui em buscas por documentos, conferências repetidas, cobranças de aprovação e atendimento a fornecedores sem visibilidade do processo.
Na palestra “O custo invisível da medição”, apresentada no 23º Fórum de Compras & Sourcing, em São Paulo, Ricardo Freitas, Gerente de Fornecedores da Acelen, mostrou como esse problema foi enfrentado na prática. A digitalização da medição de serviços, feita com o B4YOU Hub, envolveu diagnóstico, revisão do fluxo, participação das áreas usuárias e capacitação de fornecedores. O resultado: redução de 70% no tempo entre o boletim e a FRS.
Ricardo Freitas apresentou a experiência da Acelen com o B4YOU Hub no 23º Fórum de Compras & Sourcing.
No processo anterior, o fornecedor elaborava o boletim em planilha ou documento e o encaminhava por e-mail. Depois da conferência, era preciso coletar assinaturas, criar o pedido, passar pelas aprovações aplicáveis e gerar a folha de registro de serviços (FRS) no SAP para liberar o faturamento.
Processo manual de medição na Acelen. Fonte: apresentação de Ricardo Freitas no 23º Fórum de Compras & Sourcing.
Essa sequência deixava informações e responsabilidades dispersas. Qual era a versão válida do boletim? Quem precisava agir? Quanto tempo havia passado desde o envio? O fornecedor já podia emitir a fatura? As respostas estavam espalhadas em documentos e mensagens.
Nas auditorias, localizar uma medição e demonstrar o caminho de suas aprovações exigia esforço adicional. Para o fornecedor, a falta de informação virava ligações e e-mails cobrando atualização.
“Então demorava muito até que a gente conseguisse localizar aquele boletim de medição.”
Ricardo Freitas, Gerente de Fornecedores da Acelen
O custo invisível está nesse trabalho recorrente: profissionais qualificados dedicam horas a movimentar informações, enquanto a análise de saldos, vigências, execução e riscos dos contratos disputa espaço na rotina.
Defender a mudança exige mostrar como o problema afeta as pessoas e a operação. O investimento precisa estar ligado aos gargalos que a organização já reconhece.
Na Acelen, o business case reuniu referências de outras empresas, análise do fluxo existente e participação das áreas usuárias. A discussão com a liderança considerou redução de etapas, indicadores gerenciais, eficiência operacional, rastreabilidade e melhor aproveitamento da equipe.
Para quem precisa estruturar uma proposta semelhante, vale responder antes de escolher uma solução:
Onde o tempo se perde? Identifique as etapas de espera, as devoluções e os registros repetidos.
Quem precisa participar? Envolva fornecedores, fiscais, gestores de contratos e as áreas que recebem ou usam as informações.
Quais decisões já foram tomadas? Examine como as aprovações do contrato se relacionam com as aprovações de cada medição.
Como o resultado será medido? Defina o início e o fim do ciclo, os responsáveis e os indicadores.
A revisão de aprovações merece atenção específica. Na Acelen, o redesenho eliminou aprovações repetidas e trouxe o responsável pelo centro de custo para a etapa adequada. Em cada organização, essa análise deve preservar as responsabilidades e os controles exigidos pela governança.
Uma operação habituada a enviar planilhas por e-mail precisa aprender outro modo de trabalhar. O fornecedor passa a registrar a medição em um ambiente digital. O fiscal confere as informações nesse fluxo. O gestor entende sua responsabilidade e passa a cuidar dos prazos.
Ricardo destacou o peso da gestão da mudança na implantação. As áreas usuárias participaram desde a avaliação da solução, com testes em contratos críticos. Comunicação e capacitação de fornecedores fizeram parte da preparação para a entrada em produção.
A implantação em ondas também teve função prática. A primeira onda reuniu os 19 contratos com maior complexidade de medição, incluindo rateios e diferentes centros de custo. A expansão avançou gradualmente, respeitando a capacidade da operação e seu calendário, até abranger, em maio de 2026, 100% dos contratos aptos à medição.
Preparação inicial de agosto a novembro de 2025, seguida pela expansão em ondas até maio de 2026. Fonte: apresentação de Ricardo Freitas no 23º Fórum de Compras & Sourcing.
Para quem planeja uma transformação semelhante, os primeiros contratos devem testar o fluxo em situações relevantes. É nessa etapa que a equipe identifica dúvidas, ajusta orientações e prepara o atendimento aos fornecedores antes de ampliar a cobertura.
Com a solução de Medição de Serviços do B4YOU Hub, a Acelen passou a criar e controlar os boletins em um fluxo digital integrado nativamente ao SAP. O B4YOU roda sobre SAP S/4HANA e SAP BTP e está disponível na SAP Store. Os dados da medição não ficam em um sistema paralelo: eles nascem e seguem no ambiente SAP da empresa.
Validações documentais, fiscalização, classificação e aprovação passaram a compor uma sequência com etapas e responsáveis identificáveis. Após as aprovações, pedidos e FRS são gerados automaticamente no SAP, dando continuidade ao faturamento sem redigitação.
Etapas e responsáveis do fluxo de medição digital implantado na Acelen. Fonte: apresentação de Ricardo Freitas no 23º Fórum de Compras & Sourcing.
A visibilidade mudou a gestão. A equipe passou a saber onde cada boletim está e quem precisa atuar. Em vez de procurar informações em mensagens dispersas, o esforço vai direto ao ponto que exige atenção. Cada medição mantém o histórico de quem aprovou, quando e em qual etapa, o que simplifica a apresentação de evidências em auditorias.
O fornecedor também passou a enxergar o processo. Ele acompanha o andamento do boletim e a previsão de pagamento vinculada a cada etapa. Isso reduz as cobranças por telefone e e-mail e muda a qualidade do relacionamento: a conversa deixa de ser “onde está minha medição?” e passa a tratar da execução do contrato.
Na Acelen, o tempo médio do boletim até a FRS caiu de aproximadamente 20 para 6 dias, uma redução de 70%, no resultado de junho de 2026. O dado mede o avanço de uma etapa definida do processo, com início e fim conhecidos.
Esse recorte importa. Tempo de processamento, aderência ao ciclo de medição, faturamento e pagamento são etapas diferentes. Cada indicador precisa de definição, período de referência e responsável.
Além do tempo médio, uma gestão de medição pode monitorar o volume de boletins, o tempo em cada etapa, a aderência ao período de competência e onde as pendências se concentram. Os indicadores são mais úteis quando levam a uma ação: apoiar um fornecedor, acionar um fiscal, ajustar uma orientação ou revisar um gargalo recorrente.
Os relatórios mensais por diretoria adotados pela Acelen ampliaram essa visão. As áreas passaram a ver fluxos, volumes e tempos de medição, com atenção à competência da prestação dos serviços.
Um dos resultados mais relevantes foi o redirecionamento da equipe para atividades de gestão. Os sete profissionais foram mantidos e ganharam espaço para controlar saldos e vigências, apoiar as áreas usuárias e fortalecer a atuação em fiscalização e auditoria.
Automação, aqui, não significou corte. A medição continua registrando e validando o serviço executado, mas agora também produz informação para orientar decisões sobre o contrato.
A experiência da Acelen mostra um caminho: conhecer o fluxo, envolver quem participa dele, preparar a mudança e conectar as etapas com responsabilidades claras. Para avaliar a sua operação, comece por uma pergunta: quanto do tempo da equipe vai para localizar e movimentar documentos, e quanto sobra para gerir os contratos?
O B4YOU Hub reúne soluções de negócio prontas, conectadas entre si e nativas do SAP S/4HANA e SAP BTP. Está publicado na SAP Store e é desenvolvido pela Fourtrust, parceira SAP PartnerEdge. Os módulos cobrem:
Gestão de Medição de Serviços
Gestão de Contratos
Gestão de Reforma Externa
Diligenciamento de Materiais
RDO (Relatório Diário de Obra)
Solicitação de Requisição de Compras
Mobilização
Na Medição de Serviços, o foco é organizar execução, apontamentos, conferências e aprovações, conectando as informações ao acompanhamento do contrato e ao faturamento no SAP.
A Fourtrust combina conhecimento dos processos de negócio e especialização SAP para apoiar a implantação e a evolução dessas soluções.
Av. Rio Branco, 1383
Praia do Canto, Vitória
ES, 29055-643
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